# Les dades dels socis: què podeu guardar i què heu de poder demostrar

Una entitat petita tracta dades personals com qualsevol empresa: noms, telèfons, comptes bancaris i, molt sovint, dades de menors. Que ho faci gent voluntària i sense sou no canvia les obligacions. La bona notícia és que amb quatre coses ben fetes se'n cobreix la major part.

## Guardeu només el que feu servir

La pregunta útil no és "puc demanar això?", sinó "**per a què ho necessito?**". Si no sabeu respondre-ho, no ho demaneu.

- El **DNI** fa falta per a un certificat o per a una assegurança, no per a la llista de correu.
- L'**IBAN** fa falta si cobreu per domiciliació; si algú paga en efectiu, no.
- La **data de naixement** té sentit si hi ha categories per edat o si cal saber qui és menor.
- Una **foto** només si l'heu de publicar, i llavors amb el seu permís, que és un altre tema.

Cada camp que demaneu de més és un camp que heu de protegir, exportar quan us el demanin i esborrar quan toqui.

## Els menors i els tutors

Aquí és on més entitats van coixes. Per sota dels catorze anys, **el consentiment el dona el pare, la mare o el tutor legal**, no el menor. Això vol dir dues coses pràctiques:

1. La fitxa del menor ha de dir **qui és el tutor** i com contactar-hi.
2. El consentiment s'ha de poder **demostrar**: quan es va donar i per a què.

Si porteu un equip infantil o una escola de música, aquesta és la part que us mirarien primer.

## El dret a marxar i a endur-se les dades

Qualsevol soci us pot demanar dues coses, i les heu de poder fer:

- **Una còpia de les seves dades**, en un format que pugui llegir.
- **Que les esborreu.**

La segona té un matís important: no sempre es pot esborrar tot. Si aquella persona té rebuts cobrats, hi ha una traçabilitat comptable i bancària que s'ha de conservar. El que es fa llavors és **anonimitzar**: desapareixen el nom, el document i el contacte, i es conserven el número de soci, les dates i els imports. Així es respecta el dret sense falsejar els comptes ni el llibre de socis.

Val la pena tenir clar **abans** que us ho demanin com es fa una cosa i l'altra. Improvisar-ho amb una persona enfadada al telèfon no surt bé.

## Qui hi té accés dins de l'entitat

Que algú sigui de la junta no vol dir que hagi de veure-ho tot. La persona que porta les activitats necessita la llista de qui hi va; no necessita els comptes bancaris. Repartir els permisos per feina no és desconfiança: és el que fa que, si un compte es compromet, no s'hi vegi tot.

I quan algú deixa la junta, **traieu-li l'accés aquell dia**. És el pas que més s'oblida.

## Les eines que feu servir també compten

Si els socis viuen en un full de càlcul compartit amb enllaç públic, o en un grup de WhatsApp amb els telèfons de tothom, l'obligació segueix sent vostra. Les dues preguntes són: **qui hi pot entrar** i **on són guardades**. Si una eina no us sap respondre on són les dades i qui hi accedeix, aquesta és la resposta.

## El mínim raonable

Si heu de començar per algun lloc, comenceu per aquí:

1. Feu una llista del que guardeu i per a què.
2. Traieu el que no feu servir.
3. Poseu tutor i consentiment als menors.
4. Reviseu qui té accés i traieu els que ja no hi són.
5. Sapigueu com exportar i com anonimitzar un soci.

No és un projecte de sis mesos: és una tarda, i evita la conversa incòmoda del dia que algú us ho pregunti.