# Quan un full de càlcul deixa de ser suficient per portar una entitat

Gairebé totes les entitats petites comencen amb un full de càlcul, i fan bé: és gratuït, tothom el sap fer servir i per a trenta socis funciona. El problema no és el full: és que arriba un punt en què el que costa no és guardar les dades, sinó **tornar-les a trobar** i **demostrar-les**.

Aquestes són les senyals que solen aparèixer just abans que algú acabi dedicant-hi els diumenges.

## Les cinc senyals

**1. Hi ha més d'una versió del fitxer.** Un al correu de la tresorera, un altre a la carpeta compartida, un tercer que algú es va descarregar al gener. Ningú sap quin mana.

**2. Les dades del banc es copien a mà.** Cada temporada es transcriuen seixanta IBAN a un altre document per generar la remesa. Un dígit mal copiat torna un rebut, i la comissió la paga l'entitat.

**3. No se sap qui devia què.** El full diu qui ha pagat aquest any, però no quan va tornar un rebut ni si se li va avisar. Quan algú ho pregunta a l'assemblea, la resposta és "ho miro".

**4. Els socis antics han desaparegut.** Es van esborrar les files de les baixes per tenir-ho net, i ara no es pot respondre qui era soci fa tres anys, que és el que demana el llibre de socis.

**5. Tot depèn d'una persona.** Si la tresorera plega, el relleu hereta un fitxer que no entén i un any de context que era al seu cap.

## Què es guanya de debò

El canvi no va d'informàtica: va de tres coses molt concretes.

- **No tornar a teclejar.** L'IBAN s'escriu una vegada i s'usa cada temporada.
- **Poder demostrar.** Qui va pagar, quan, amb quin mandat i què es va fer amb un rebut retornat.
- **Que el relleu sigui possible.** La junta següent troba les dades i el rastre, no un fitxer i una llegenda.

## Què costa

Val la pena dir-ho també. Canviar té tres costos reals:

1. **Netejar les dades abans.** Els duplicats, els noms a mitges i els IBAN antics no desapareixen sols: surten a la llum el dia de la importació.
2. **Una temporada de convivència.** La primera vegada que es fa una remesa amb l'eina nova, es revisa dues vegades. És normal.
3. **Acordar-ho a la junta.** Si només ho vol la tresorera, torna al full de càlcul al cap de sis mesos.

## Quan no cal canviar

Si sou vint socis, cobreu en efectiu a l'assemblea i no demaneu subvencions, un full de càlcul ben portat és perfectament raonable. El salt té sentit quan hi ha **domiciliacions**, **subvencions a justificar** o **relleus de junta**, que són les tres coses que la memòria d'una persona no aguanta.

## Com fer el salt sense ensurts

- Exporteu el full a CSV i mireu-lo: sobren columnes i falten dates.
- Importeu **una temporada de prova** i compareu els totals amb els vostres.
- Feu la primera remesa en paral·lel: genereu-la, reviseu-la i només llavors envieu-la al banc.
- Guardeu el full antic. No s'esborra: es jubila.

I sobretot, comproveu abans de començar que allò que trieu us deixa **endur-vos-ho tot** el dia que vulgueu marxar. Una eina que no exporta les vostres dades no és una eina: és una trampa.