# El llibre de socis: què és, què hi ha de constar i com tenir-lo al dia

Tota associació ha de tenir una relació actualitzada dels seus socis. No és una recomanació de bones pràctiques: és una obligació que ve de la llei d'associacions, al costat dels llibres de comptes i del llibre d'actes. I és, probablement, el document que més entitats tenen a mitges.

## Per a què serveix de debò

Sobre el paper, serveix perquè l'administració o un jutge puguin saber qui formava part de l'entitat en una data concreta. A la pràctica, serveix per a tres coses molt més quotidianes:

- **Saber qui vota** a una assemblea i si hi ha quòrum.
- **Saber a qui es cobra** la quota d'aquesta temporada.
- **Poder demostrar quan algú va entrar o sortir** el dia que hi ha una discussió, que sempre arriba.

## Què hi ha de constar

Com a mínim, de cada soci:

- **Nom i cognoms** i un **número de soci** que no es repeteixi.
- **Document d'identitat**, si el teniu.
- **Data d'alta** i, si s'escau, **data de baixa**.
- Una **manera de contactar-hi**: correu, telèfon o adreça.
- Si és **menor**, qui n'és el tutor legal.

Hi ha entitats que hi afegeixen la categoria, la secció, la corda o l'equip. Està bé, però convé no barrejar: aquestes dades són vostres i us serveixen per treballar; les cinc de dalt són les que us demanaran.

## L'error més comú: esborrar les baixes

Quan algú es dona de baixa, la temptació és esborrar-ne la fila. **No ho feu.** Un soci que va estar tres temporades i va marxar ha de continuar constant, amb la seva data de baixa. Si l'esborreu, perdeu la resposta a "qui era soci el 2023?", que és exactament la pregunta que us faran.

Hi ha una excepció important: si aquella persona us demana que li esborreu les dades personals (i té dret a demanar-ho), el que es fa no és esborrar la fila sencera, sinó **anonimitzar-la**. Es conserven el número, les dates i el fet que hi va haver un soci; desapareixen el nom, el document i el contacte. Així es respecta el dret de la persona sense trencar la continuïtat del llibre ni la traçabilitat dels cobraments que se li van fer.

## El número de soci

Sembla un detall i no ho és. El número ha de ser **únic i no reutilitzable**: si el soci 47 es dona de baixa, el següent que entri no pot ser el 47. Reutilitzar-lo fa que dos anys després no se sàpiga a quin dels dos es referia un rebut o una acta.

## Com tenir-lo al dia sense dedicar-hi els diumenges

El llibre no s'omple el dia que us el demanen: s'omple cada vegada que entra o surt algú. Les dues rutines que funcionen són:

1. **Donar d'alta en el moment**, amb la data real, no la del dia que us hi poseu.
2. **Revisar-lo un cop l'any**, abans de l'assemblea i abans de la primera remesa. És el moment natural: necessiteu saber qui vota i a qui cobreu.

Si el porteu en un full de càlcul, com la majoria, poseu-hi almenys una columna de data d'alta i una de data de baixa, i no esborreu files mai. Si el porteu en un programa, comproveu que sàpiga generar-lo en PDF quan us el demanin i que no hagi perdut els socis antics pel camí.

## I el dia que us el demanin

Us el poden demanar en una inspecció, en un conflicte intern o quan demaneu una subvenció. El que es presenta no és el full de càlcul: és una relació ordenada, amb les dates, tancada a una data concreta. Val la pena saber, abans d'aquell dia, com se'n treu una còpia.