# Cuándo una hoja de cálculo deja de bastar para llevar una entidad

Casi todas las entidades pequeñas empiezan con una hoja de cálculo, y hacen bien: es gratis, todo el mundo la sabe usar y para treinta socios funciona. El problema no es la hoja: es que llega un punto en que lo que cuesta no es guardar los datos, sino **volver a encontrarlos** y **demostrarlos**.

Estas son las señales que suelen aparecer justo antes de que alguien acabe dedicándole los domingos.

## Las cinco señales

**1. Hay más de una versión del fichero.** Una en el correo de la tesorera, otra en la carpeta compartida, una tercera que alguien se descargó en enero. Nadie sabe cuál manda.

**2. Los datos del banco se copian a mano.** Cada temporada se transcriben sesenta IBAN a otro documento para generar la remesa. Un dígito mal copiado devuelve un recibo, y la comisión la paga la entidad.

**3. No se sabe quién debía qué.** La hoja dice quién ha pagado este año, pero no cuándo volvió un recibo ni si se le avisó. Cuando alguien lo pregunta en la asamblea, la respuesta es "lo miro".

**4. Los socios antiguos han desaparecido.** Se borraron las filas de las bajas para tenerlo limpio, y ahora no se puede responder quién era socio hace tres años, que es lo que pide el libro de socios.

**5. Todo depende de una persona.** Si la tesorera lo deja, el relevo hereda un fichero que no entiende y un año de contexto que estaba en su cabeza.

## Qué se gana de verdad

El cambio no va de informática: va de tres cosas muy concretas.

- **No volver a teclear.** El IBAN se escribe una vez y se usa cada temporada.
- **Poder demostrar.** Quién pagó, cuándo, con qué mandato y qué se hizo con un recibo devuelto.
- **Que el relevo sea posible.** La junta siguiente encuentra los datos y el rastro, no un fichero y una leyenda.

## Qué cuesta

Vale la pena decirlo también. Cambiar tiene tres costes reales:

1. **Limpiar los datos antes.** Los duplicados, los nombres a medias y los IBAN antiguos no desaparecen solos: salen a la luz el día de la importación.
2. **Una temporada de convivencia.** La primera vez que se hace una remesa con la herramienta nueva, se revisa dos veces. Es normal.
3. **Acordarlo en la junta.** Si solo lo quiere la tesorera, vuelve a la hoja de cálculo al cabo de seis meses.

## Cuándo no hace falta cambiar

Si sois veinte socios, cobráis en efectivo en la asamblea y no pedís subvenciones, una hoja de cálculo bien llevada es perfectamente razonable. El salto tiene sentido cuando hay **domiciliaciones**, **subvenciones que justificar** o **relevos de junta**, que son las tres cosas que la memoria de una persona no aguanta.

## Cómo dar el salto sin sustos

- Exportad la hoja a CSV y miradla: sobran columnas y faltan fechas.
- Importad **una temporada de prueba** y comparad los totales con los vuestros.
- Haced la primera remesa en paralelo: generadla, revisadla y solo entonces mandadla al banco.
- Guardad la hoja antigua. No se borra: se jubila.

Y sobre todo, comprobad antes de empezar que lo que elijáis os deja **llevároslo todo** el día que queráis iros. Una herramienta que no exporta vuestros datos no es una herramienta: es una trampa.