# El libro de socios: qué es, qué debe constar y cómo tenerlo al día

Toda asociación debe tener una relación actualizada de sus socios. No es una recomendación de buenas prácticas: es una obligación que viene de la ley de asociaciones, junto con los libros de cuentas y el libro de actas. Y es, probablemente, el documento que más entidades tienen a medias.

## Para qué sirve de verdad

Sobre el papel, sirve para que la administración o un juez puedan saber quién formaba parte de la entidad en una fecha concreta. En la práctica, sirve para tres cosas mucho más cotidianas:

- **Saber quién vota** en una asamblea y si hay quórum.
- **Saber a quién se cobra** la cuota de esta temporada.
- **Poder demostrar cuándo entró o salió alguien** el día que hay una discusión, que siempre llega.

## Qué debe constar

Como mínimo, de cada socio:

- **Nombre y apellidos** y un **número de socio** que no se repita.
- **Documento de identidad**, si lo tenéis.
- **Fecha de alta** y, si procede, **fecha de baja**.
- Una **manera de contactar**: correo, teléfono o dirección.
- Si es **menor**, quién es su tutor legal.

Hay entidades que añaden la categoría, la sección, la cuerda o el equipo. Está bien, pero conviene no mezclar: esos datos son vuestros y os sirven para trabajar; los cinco de arriba son los que os van a pedir.

## El error más común: borrar las bajas

Cuando alguien se da de baja, la tentación es borrar su fila. **No lo hagáis.** Un socio que estuvo tres temporadas y se fue tiene que seguir constando, con su fecha de baja. Si lo borráis, perdéis la respuesta a "¿quién era socio en 2023?", que es exactamente la pregunta que os harán.

Hay una excepción importante: si esa persona os pide que borréis sus datos personales (y tiene derecho a pedirlo), lo que se hace no es borrar la fila entera, sino **anonimizarla**. Se conservan el número, las fechas y el hecho de que hubo un socio; desaparecen el nombre, el documento y el contacto. Así se respeta el derecho de la persona sin romper la continuidad del libro ni la trazabilidad de los cobros que se le hicieron.

## El número de socio

Parece un detalle y no lo es. El número tiene que ser **único y no reutilizable**: si el socio 47 se da de baja, el siguiente que entre no puede ser el 47. Reutilizarlo hace que dos años después no se sepa a cuál de los dos se refería un recibo o un acta.

## Cómo tenerlo al día sin dedicarle los domingos

El libro no se rellena el día que os lo piden: se rellena cada vez que entra o sale alguien. Las dos rutinas que funcionan son:

1. **Dar de alta en el momento**, con la fecha real, no la del día que os ponéis a ello.
2. **Revisarlo una vez al año**, antes de la asamblea y antes de la primera remesa. Es el momento natural: necesitáis saber quién vota y a quién cobráis.

Si lo lleváis en una hoja de cálculo, como la mayoría, poned al menos una columna de fecha de alta y otra de fecha de baja, y no borréis filas nunca. Si lo lleváis en un programa, comprobad que sepa generarlo en PDF cuando os lo pidan y que no haya perdido a los socios antiguos por el camino.

## Y el día que os lo pidan

Os lo pueden pedir en una inspección, en un conflicto interno o cuando pidáis una subvención. Lo que se presenta no es la hoja de cálculo: es una relación ordenada, con las fechas, cerrada a una fecha concreta. Vale la pena saber, antes de ese día, cómo se saca una copia.